¿Cómo salir de una reunión que sólo perderá su tiempo?

Muchas veces, más o menos podemos predecir que reuniones serán improductivas. Desde el momento que usted  está invitado a ella, puede ver que nada realmente interesante saldrá de allí. Así que, ¿cómo salir de una reunión que sólo le hará perder su tiempo?

Hay reuniones de equipo, actualizaciones, donde pasa 2 horas en una habitación escuchando un resumen de lo que cada uno ha hecho durante la semana. Hay reuniones de planificación, en la que terminas más detalles innecesarios que podrían ser trataron en otra parte de la audiencia y lluvia de ideas las reuniones, en que los más extrovertidos están gritando ideas aleatorias que normalmente no llegan a en cualquier lugar.

Algunas de estas reuniones son fáciles de ser evitadas, pero hay otras casi imposibles de escapar, especialmente cuando se trata de reuniones con clientes importantes, un colega de influyentes o con su propio jefe. Así, nos crea 4 maneras de salir de estas reuniones o, al menos, reducir el daño a su productividad y horario. Compruebe estos 4 consejos y ahorra tiempo (y paciencia):

1. Aclarar qué reuniones son importantes

Las reuniones más importantes son aquellas en los que se toman decisiones. Si tu equipo fue elegido para poner en marcha grandes proyectos, no pueden tomar una decisión de alto riesgo por correo electrónico. Necesita a todo el mundo presente para compartir sus puntos de vista, compartir sus preocupaciones y unirse en una solución. Tiene un resultado mucho mejor cuando se hace en persona o, al menos, para una videoconferencia.

Una categoría que merece la pena ser visto como prioritario es proporcionar las orientaciones estratégicas para la empresa o para el equipo. No incluyen necesariamente decisiones específicas, pero le permiten desarrollar una visión unificada de donde va.

Un motivo secundario, pero que también es relevante para justificar reuniones es construir y fortalecer los lazos. El contenido de la reunión puede ser aburrido y poco interesante, pero si puede consolidar una relación con una persona muy importante en una reunión cara a cara, no es una mala idea.

2. Impedir la convocatoria de reunión

Es muy fácil ser invitado a una reunión, constantemente algunos de mis clientes de entrenamiento ejecutivo, el CEO de la compañía,  me llevaron a reuniones improductivas e innecesarias. ¿La razón de esto? Era parte de la cultura de su empresa compartir sus calendarios y diarios. De esta manera,  las personas saben de su disponibilidad  y pidieron directamente a su asistente ponerlo entre los participantes.

Yo le aconsejó anular la publicación de su agenda y que su ayudante tenga un proceso de verificación más riguroso en lo referente a las solicitudes. Además, aconseja también dejar libre los días específicos para reuniones. Por lo tanto, su horario estará despejado drásticamente.

¿Cuál es el foco exacto?

  • ¿Cuáles son las horas y la ubicación?
  • ¿Cuál es la longitud?
  • ¿Quién estará ahí?
  • ¿Qué decisión debe tomarse en la reunión?
  • ¿Por qué, en concreto, usted me necesita allí?

3. Crear opciones más flexibles que un encuentro

Si no desea asistir a la reunión, pero todavía encuentra difícil decir que  no, sugiere otra forma de comunicarse con el equipo. Una reunión generalmente tarda 1 hora o más, una llamada o un correo electrónico puede reducir este tiempo. Ver si el organizador de la reunión puede actualizar por correo electrónico, o una breve llamada telefónica es suficiente.

Por otra parte, si el asunto no es urgente, puede tratar de tomar un descanso en el tiempo, dejando el tema se enfríe. Por ejemplo, si usted está viajando en las próximas semanas, usted puede pedir que convoquen la reunión cuando usted venga del viaje. Después de un tiempo, probablemente la persona explicará lo más concisa o incluso a olvidarlo, si no más importante. De esa manera que se parecen preocupados por el tema sin necesariamente tener que prestar atención.

4. Entablar un diálogo sincero con el equipo

  • A veces tendrá que abrir la mano y aparecer, pero al menos usted puede hacer sus colegas y su jefe entiendan que su tiempo es preciado y que las solicitudes de reuniones deben hacerse conscientemente. Por ejemplo, usted puede decir: «vi que se me invitó a asistir a la reunión sobre el proyecto el jueves. Como ustedes saben, estoy trabajando en el proyecto B y estamos con el plazo. Tiene una visión más amplia de la situación, así que puedo ser. ¿Crees que vale la pena dejar el proyecto B en modo de espera para participar en esta reunión? Si crees que es importante, por supuesto lo haré.»

 

Hasta la próxima!

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