Metodologías de gestión de proyectos

Elegir un proyecto en particular a costa de otros es una decisión difícil, pero el solicitante en cualquier organización empresarial. A veces, sin embargo, se toman decisiones basadas solamente en la opinión de la alta dirección sin un criterio específico. Por lo tanto es importante adoptar métodos de priorización de este tipo de decisión.

Como su nombre indica, estos métodos sirven para facilitar la priorización de determinados proyectos dentro de la empresa según su prioridad. Para que se utilicen criterios específicos y el nivel de urgencia, coste de inversión y el resultado esperado.

De hecho, pocas empresas pueden mantener un ritmo estable de crecimiento sin una metodología de proyectos establecidos.

Beneficios de metodologías de gestión de proyectos para su priorización

1.- Utilizar criterios claros de priorización

Como ya se mencionó, una lista de prioridades elaborada debe seguir algunos criterios predeterminados y comprensibles.

La jerarquía de proyectos de la compañía,  basada en la intuición de gestión o de cualquier otro contribuyente, no genera ninguna garantía de retorno. Así, el uso de una metodología específica tiene el simple propósito de guía esta decisión basada en los conceptos y características relevantes.

Además, la toma de decisiones no puede ser dependiente de un contribuyente. Después de todo, si sale de la empresa, por cualquier razón, la capacidad de toma de decisiones toda se pierde. Ahora, elaboración de criterios de priorización y análisis en su metodología de gestión de proyectos, es posible documentar y mantener estos procedimientos, incluso sin un cargo específico.

 

2.- Tener más agilidad en la toma de decisiones

El tiempo necesario para evaluar cada matiz de una acción particular termina consumiendo todo el tiempo necesario para ponerla en práctica y todavía obtener un retorno sustancial. Y, a pesar de la mayor seguridad que estos datos proporcionan una buena parte de ellos no es de gran relevancia para una lista de proyectos que deben ser prioridad.

En este sentido, el establecimiento de unos criterios más específicos para la priorización en la metodología de gestión de  proyectos, toma el equipo para resaltar los puntos más relevantes, minimizando el trabajo de análisis y racionalización de la fabricación de las decisiones. Como resultado, es posible actuar más rápidamente y evitar la pérdida de oportunidades y plazos.

 

3.- Evitar la pérdida de enfoque

Tratar con grandes listas de proyectos también tiende a causar confusión entre los administradores, ya que la mayoría de ellos puede parecer muy importante para la empresa. Y podría obstaculizar el proceso de priorización, retrasando proyectos o simplemente tomar el equipo para realizar tareas menores.

Por lo tanto, la metodología escogida debe reflejar los objetivos de la empresa como un todo. Si la organización los valores de velocidad y volumen de entrega, por ejemplo, es probable proyectos que se pueden completar más rápidamente para colocarse en la parte superior de la lista.

De esta manera, es posible entregar al mayor número posible de resultados dentro del tiempo límite.

 

4.- Beneficio de esfuerzo

Una de la más simples y prácticas, esta metodología se aplica a menudo informal sobre una base diaria. Su estructura es simple: se trata de un gráfico de dos ejes, uno de ellos el esfuerzo necesario para cumplir con una tarea en particular y la segunda el total beneficios para obtener su conclusión.

Durante las reuniones de planificación, es posible asignar una calificación en estos dos criterios para cada proyecto. Para ello, utilice una escala numérica (de 1 a 10, por ejemplo), o a encuadrarlos en categorías tales como “alto” o “baja”.

Esto genera un gráfico de 4 cuadrantes, que son el resultado de esta división. Así, el artículo en cuadrante “de bajo esfuerzo y alto beneficio” puede priorizarse para obtener mejores resultados.

 

5.- RAB

Acrónimo de “Rapidez, autonomía y beneficio”, esta metodología de priorización se utiliza en entornos donde es necesario resolver tantos problemas como sea posible dentro de un marco de tiempo estipulado. Para ello, utiliza los criterios enumerados como sigue:

  • Velocidad: ¿Qué tan rápido puede completar la tarea?
  • Autonomía: Cómo capaz es el equipo de la tarea por su cuenta?
  • Beneficio: lo ventajoso es el resultado que se obtendrá en esta tarea

Cada criterio recibe una nota en una escala de 1 a 5. Después asignan todos los valores, deben se suman o multiplican entre sí, que conduce al valor final de priorización. Tareas que tienen una nota superior resultante deben colocarse en la parte superior de la lista.

También es posible generar otras actitudes aquí. El aviso de baja autonomía las tareas, por ejemplo, el administrador sabrá que usted debe llamar a ayuda de un experto, ya que tu equipo actual no es capaz de manejar el problema por cuenta propia.

 

6.- GUT

Esto es el acrónimo de “gravedad, urgencia y tendencia“, que es otra metodología de priorización centrada en la solución de problemas, tiene, sin embargo, un carácter más corrector, centrado en asegurar que una mala situación no viene verdad.

El GUT posee 3 características:

  • Gravedad: es el impacto negativo que puede generar el problema
  • Urgencia: ¿Cuánto hay allí para solucionarlo?
  • Tendencia: como el problema puede crecer si no se toman medidas

Una vez más, cada criterio recibe una nota, siendo 5 para situaciones más problemáticas y 1 para el menos problemático. Estas notas se multiplican, que se traduce en el grado de prioridad del problema.

También tenga en cuenta que este modelo no tiene en cuenta el tiempo necesario para la implementación de la solución, se toma sólo el plazo de alguna actitud.

 

Hasta la próxima!

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